Durante este camino de realizar eventos me ha tocado ver nacer y morir eventos en un mismo año. Este sueño por lo general nace cuando vamos a un gran congreso donde lo que vemos nos conquista, un escenario bonito, miles de personas bailando social, los bailarines más importantes del mundo compartiendo con el público después de haber presenciado shows que en el momento cambian mi perspectiva del baile. O después de ver una competencia aguerrida entre las mejores compañías que existen. Y es ahí donde nace un sueño: “QUIERO HACER UN EVENTO”. Esa mirada puede ser confusa ya que lo que estás viendo en el escenario, en la competencia y obviamente en la asistencia al evento tiene un trabajo atrás muy importante que no se ve y además un ingrediente mucho muy importante: PACIENCIA.
Comparto algunas cosas importantes a considerar cuando se lancen a la realización de un evento.
Ciclo vital de los eventos: Todo evento al igual que la vida: Nace, (si les va bien) crece, (a veces) se reproduce y en algún momento muere. Ya que estoy hablando de los nuevos eventos solo me enfocare en la parte del nacimiento de un evento. Nace: Cuando un ser humano nace debe de recibir ciertos alimentos para ir fortaleciendo su cuerpo poco a poco hasta que por fin pueda empezar a gatear, más adelante caminar. No le puedes pedir a un recién nacido que haga tareas de adulto. No esta preparado. Así mismo los eventos. Comparto errores comunes en los eventos que están naciendo.
Error: Uno de los errores más comunes en los eventos es pensar que un evento recién nacido puede realizar las mismas cosas que un evento consolidado.
Consejos: Ten calma y ve cual es tu presupuesto. No vayas más alla de lo que puedes pagar. La producción, equipo, artistas, DJ´s tienen que ir en ascenso. Si no tienes un plan ascendente a tres o cuatro años para hacer un evento, es mejor que te replantees si vas a hacer un evento o no. Conozco casos que quisieron hacer la megaproducción, con cantantes, bailarines, centro de convenciones o salón de hotel y con mucha FE Y ECHADOS PARA ADELANTE siguieron y lo que empezó como un sueño se volvió una pesadilla por todas las deudas que se generaron y que en algunos casos siguen pagando.
Error: No buscar ayuda, porque con lo que he visto me basta.
Consejo: Búscala, Pregunta, Acercate. No te puedo asegurar que la misma vaya a ser gratis, sin embargo el costo de evitar muchísimos problemas es mucho menor que cuando te llegan los golpes de dinero por errores provocados por el no saber.
Error: Localía. Muchos tienen el sueño de llevar su evento a su ciudad natal. No está mal y es respetable. Sin embargo considera que tienes que ver vías de acceso, costo de llegar, tiempo para llegar ahí. Qué tan fácil es llegar a tu ciudad natal?
Y recuerda el número de personas de tu comunidad salsera o bachatera determina el 80% del tamaño de tu evento. Si hay 100 personas no esperes que vayan a llegar 1,000 y más si va a estar complicado llegar.
Consejo: Haz un evento del tamaño de tu comunidad de baile local y mas el primero. Busca estrellas nacionales donde no pases el problema de pagar aviones internacionales y convivir con el tipo de cambio de $USD o Euros.
Error: La frase: “ya sabes que los mexicanos todo lo dejan al último”, no es del todo cierta. Si tres semanas antes del evento no tienes vendido o reservado el 70% del total del evento, es una alerta roja de que las cosas no van bien. Es ahí donde tienes que estar preparado para cubrir los gastos del evento.
Consejo: Es tiempo de pedir prestamos porque ese milagro estilo Rosa de Guadalupe con una peregrinación de 500 bailarines y bailadores que lleguen de ultimo momento no va a pasar.
Mi intención no es que no te lances a hacer eventos, hazlo, pero por favor planealo bien, antes de comprometerte por encima de tus expectativas, para que tu sueño no se vuelva una PESADILLA.
